Butuh Pembicara? Call us +62 812 6988 6575
Advanced
Search
  1. Home
  2. Panduan Pemula untuk Pertemuan Dan Acara Virtual
Panduan Pemula untuk Pertemuan Dan Acara Virtual

Panduan Pemula untuk Pertemuan Dan Acara Virtual

  • September 13, 2019
  • 0 Likes
  • 177 Views
  • 0 Comments

Tidak dapat dihindari fakta bahwa bisnis tidak berjalan seperti yang diharapkan pada tahun 2020 – dan berlanjut hingga tahun 2021. Perusahaan dari semua jenis telah dipaksa untuk berurusan dengan peraturan dan protocol kesehatan yang kian ketatdan terkadang berubah, menciptakan penyesuaian dalam model kerja yang terus dilakukan secara berkala. Pertemuan tatap muka dan acara lainnya yang dibatalkan adalah beberapa dampak dari pandemi COVID-19. Hal ini telah membawa semangat pendekatan baru terhadap konektivitas bisnis dengan memanfaatkan teknologi untuk tetap terhubung.

Pertemuan tatap muka dan acara lainnya yang dibatalkan adalah beberapa dampak dari pandemi COVID-19.

Salah satu kunci untuk dapat tetap bertahan dan terhubung adalah dengan melihat pertemuan dan acara virtual sebagai peluang, bukan kemunduran atau batasan. Perusahaan yang dapat beradaptasi dengan pertemuan virtual memiliki kesempatan untuk me-restart praktik kerja mereka menghadapi era new normal yang serba digital. Perubahan yang disengaja ini dapat membantu mereka dengan baik, tidak peduli kesulitan apa yang akan terjadi di masa depan.

 

1. Perkenalan pada pertemuan virtual

Dahulu, sebuah meeting identik dengan pertemuan sekumpulan orang yang saling berbagi ide dan informasi, sangat sedikit porsi mengenai teknologi di dalamnya. Namun sekarang, informasi teknologi telah menjadi  bagian penting dari penyelenggaraan acara di era pertemuan virtual. Perusahaan yang memahami hal ini memiliki lebih banyak kemungkinan untuk sukses. Meskipun mudah untuk mengasumsikan bahwa pertemuan virtual pada dasarnya adalah live streaming langsung non-interaktif, ada sejumlah kemungkinan yang melebihi pengertian itu.

Dengan memanfaatkan kemampuan untuk mengadakan sesi tanya jawab, polling penonton, menyimpan video untuk pemutaran on-demand, mengirim pengingat kalender otomatis ke peserta dan banyak lagi, penyelenggara dapat membuat audiens mereka tetap terlibat. Menanggapi kebutuhan akan solusi pertemuan virtual yang layak, banyak penyedia platform telah melangkah untuk menawarkan platform digital yang mumpuni. Perusahaan yang memasangkan teknologi yang tepat dengan strategi yang tepat dapat mencapai tiga tujuan pertemuan utama: “inform, enable, dan enhance”.

 

2. Potensi “maraknya” pertemuan virtual di masa depan

Menjadi mahir dalam menjalankan acara virtual yang efektif sekarang adalah keterampilan yang berguna, dan salah satu yang tidak akan pudar dalam penerapannya karena pembatasan pada pertemuan tatap muka semakin mudah. Bahkan sebelum pandemi mengubah cara kolega berinteraksi satu sama lain, organisasi sudah bergerak menuju model global, dengan individu dan kantor yang tersebar di seluruh dunia. Strategi pertemuan virtual akan membantu sebuah bisnis tetap berhubungan dengan tenaga kerja mereka yang tersebar selama PPKM dan setelahnya.

Berhubungan dengan pelanggan melalui acara eksternal juga merupakan konsep yang sedang berubah. Pilihan untuk mengadakan pertemuan virtual, atau pertemuan gabungan dengan komponen online yang kuat, adalah cara yang bagus untuk menjangkau orang-orang di seluruh dunia dengan mudah, tanpa biaya perjalanan dan dengan banyak informasi digital yang mengalir antara tuan rumah dan peserta. Sangat mudah untuk melihat nilai berkelanjutan dari acara-acara ini, bahkan ketika pembatasan perjalanan semakin longgar.

 

3. Pelajaran dari pertemuan virtual tahun 2020

Sifat trial-by-fire pada tahun 2020 yang terbenam dalam acara digital telah mengajarkan banyak organisasi keterampilan dan praktik berharga yang dapat memandu upaya mereka di tahun 2021 dan tahun-tahun mendatang. Misalnya, para pemimpin telah belajar bahwa tanpa kemampuan untuk memberikan suasana secara langsung, perusahaan harus menghadiri pertemuan virtual dengan konten yang kuat. Selain itu, ketidakmampuan untuk bertemu dengan kolega secara langsung telah membuat orang bersemangat untuk terhubung, menjadikan acara virtual yang terencana dengan baik menjadi sumber peluang utama bagi sebuah penyelenggara event.

Sementara itu, presenter acara bisa kehilangan perhatian audiens jika mereka tidak menyampaikan pesan dengan cepat dan berdampak. Acara digital singkat dan penuh konten memiliki peluang sukses yang jauh lebih baik daripada acara yang berlangsung lama dan terasa membosankan. Penyelenggara event terbaik memahami bahwa momen ini menuntut empati dengan penonton dan pertemuan yang mencerminkan preferensi dan prioritas mereka.

4. Kunci untuk menjalankan acara virtual pada tahun 2021

Para manager yang berusaha membuat pertemuan digital mereka sukses dapat mengikuti beberapa aturan praktis saat menyusun pengalaman ini. Termasuk di antaranya:

Pilih solusi yang tepat

Perusahaan yang menggunakan platform yang tepat secara alami lebih siap untuk menjangkau audiens mereka daripada perusahaan yang menggunakan teknologi pertama yang mereka temui. Manajemen harus membuat konsep jenis fitur yang mereka inginkan untuk acara mereka, kemudian memilih perangkat lunak yang dapat memberikan pengalaman terasebut.

 

5. Prioritaskan konten untuk meeting

Tantangan menjalankan sebuah acara sebenarnya berasal dari kenyataan bahwa penyelenggara tidak lagi memiliki penonton yang “stay on the track”. Ketika orang tidak hadir secara langsung, mereka dapat terganggu oleh perangkat atau berhenti memperhatikan layar. Konten yang bagus dan gaya penyampaian yang menarik akan membuat peserta tetap ingin terhubung.

 

6. Atur acara dengan hati-hati

Beberapa perusahaan mungkin berasumsi bahwa karena tidak ada logistik pribadi untuk dikelola, mereka mampu menjalankan konferensi virtual dengan sedikit persiapan. Ini akan menjadi kesalahan: Setiap elemen pertemuan virtual, dari pengaturan teknologi hingga konten dalam presentasi, harus disiapkan secara seksama.

 

7. Gabungkan strategi, konten, dan teknologi

Sebuah event di mana setiap elemen selaras adalah event yang memiliki peluang sukses yang besar. Perusahaan harus jelas tentang tujuannya dan merangkul konten dan teknologi yang akan memajukan tujuan tersebut.

 

Leave Your Comment